Usaha kecil, catatan yang rapi.
Kasir, stok, pelanggan, dan toko online dalam satu tempat untuk warung, toko, bengkel kecil, sampai produsen rumahan. Mulai dari yang paling dibutuhkan, lalu bertambah seiring usaha tumbuh.
Untuk pemilik usaha yang ingin tahu angka tokonya sendiri.
Banyak usaha kecil sebenarnya untung, tetapi pemiliknya tidak tahu pasti dari mana untung itu datang.
UMKM di Indonesia sangat beragam: warung kelontong, toko pakaian, kedai kopi, penjahit, produsen makanan rumahan, toko bangunan, sampai usaha jasa kecil. Kebanyakan dijalankan oleh pemiliknya sendiri dengan beberapa karyawan, dan catatannya tersebar di buku tulis, nota, pesan WhatsApp, dan ingatan.
Halaman ini menjelaskan sistem yang bisa disusun untuk usaha seperti itu. Intinya sederhana: setiap penjualan tercatat di kasir, stok berkurang dengan sendirinya, pembelian ke pemasok ikut tercatat, dan pemilik bisa melihat ringkasan harian dari ponsel.
Untuk kebutuhan kasir, stok, dan toko online, sistem dapat memakai Dumoro, platform usaha Pustekno yang menyatukan toko fisik, toko online, dan marketplace dalam satu dasbor. Bila usaha punya alur yang khas, misalnya produksi pesanan atau titip jual, bagian itu bisa ditambahkan sebagai modul tersendiri.
Yang dijaga sejak awal adalah kebiasaan di toko. Sistem yang baik tidak memaksa kasir mengetik terlalu banyak saat antrean panjang, tidak membuat pemilik menunggu akhir bulan untuk tahu kondisi usaha, dan tetap bisa dipakai oleh karyawan yang baru pertama kali memegang aplikasi kasir.
Hambatan yang biasa ditemui usaha kecil.
Masalahnya jarang soal produk. Lebih sering soal catatan yang tidak sambung satu sama lain.
Stok tidak cocok
Barang di rak berbeda dengan catatan. Ada barang yang ternyata habis saat dicari pembeli, ada juga yang menumpuk terlalu lama sampai kedaluwarsa.
Uang usaha bercampur
Kas toko dan uang pribadi sulit dipisahkan, sehingga laba bersih hanya bisa diperkirakan.
Penjualan online terpisah
Pesanan dari toko online dan marketplace dicatat terpisah dari kasir, sehingga stok sering terjual dua kali.
Bergantung pada satu orang
Hanya pemilik yang tahu harga, pemasok, dan utang pelanggan. Saat pemilik berhalangan, toko ikut tersendat.
Piutang terlupa
Pelanggan langganan yang membayar belakangan dicatat seadanya, lalu tagihannya terlupa.
Sulit mengajukan modal
Lembaga pembiayaan meminta catatan penjualan, sementara catatannya tidak lengkap.
Isi sistem, dipilih sesuai kebutuhan.
Tidak semua usaha butuh semua modul. Usaha bisa mulai dari kasir dan stok, lalu menambah sisanya kemudian.
Kasir
Kasir digital di komputer, tablet, atau ponsel.
- Pembayaran tunai dan nontunai
- Struk cetak atau digital
- Diskon, harga grosir, dan harga member
- Tetap mencatat saat koneksi terputus
Stok dan Gudang
Stok berkurang otomatis setiap ada penjualan.
- Peringatan stok menipis
- Stok opname berkala
- Banyak gudang atau cabang
- Varian ukuran dan warna
Toko Online
Katalog dan pesanan online yang memakai stok yang sama dengan kasir.
- Katalog produk dengan foto
- Sinkron stok dan pesanan marketplace
- Status pesanan untuk pembeli
Pembelian dan Pemasok
Catatan belanja barang dan utang ke pemasok.
- Daftar pemasok dan harga beli
- Pesanan pembelian
- Jatuh tempo pembayaran
Pelanggan dan Piutang
Data pelanggan langganan beserta riwayat belanjanya.
- Catatan bon dan cicilan
- Pengingat tagihan
- Program poin sederhana
Laporan Pemilik
Ringkasan yang bisa dibaca dari ponsel.
- Penjualan harian dan bulanan
- Barang paling laku dan paling lambat
- Laba kotor per produk
- Arus kas masuk dan keluar
Dari buku catatan ke dasbor.
Perpindahan dilakukan bertahap agar toko tetap buka seperti biasa.
Bekal sebelum mulai.
Data
- Daftar barang dan harga jual
- Perkiraan stok saat ini
- Daftar pemasok dan pelanggan tetap
Perangkat
- Ponsel, tablet, atau komputer
- Printer struk bila perlu
- Pemindai kode batang bila barang banyak
Orang
- Satu penanggung jawab data
- Waktu untuk latihan kasir
- Kesepakatan siapa boleh mengubah harga
Pertanyaan yang sering diajukan.
01Apakah cocok untuk usaha yang masih sangat kecil?
02Apakah harus membeli komputer baru?
03Bagaimana bila internet di toko sering putus?
04Apakah toko online dan marketplace bisa disambungkan?
05Bisakah data dari lembar kerja dipindahkan?
06Apakah karyawan bisa melihat laba usaha?
07Berapa biayanya?
08Apakah laporan ini bisa dipakai untuk mengajukan pembiayaan?
09Bagaimana bila usaha membuka cabang?
10Siapa yang membantu bila ada kendala?
Lanjutkan membaca.
Mulai dari kasir dan stok.
Ceritakan jenis usaha dan cara mencatat yang dipakai sekarang. Tim akan membantu memilih modul yang perlu lebih dulu, tanpa harus mengubah semuanya sekaligus.