Peta jalan yang masuk akal.
Membantu pimpinan memutuskan teknologi apa yang perlu dibangun, dibeli, dihubungkan, atau dihentikan. Rekomendasi disusun dari kondisi nyata, anggaran yang ada, dan kemampuan tim yang akan menjalankannya.
Untuk siapa layanan ini.
Transformasi digital yang berhasil biasanya terdiri dari banyak langkah kecil yang urutannya benar.
Konsultasi TI adalah pendampingan untuk mengambil keputusan teknologi. Pekerjaannya dimulai dengan melihat kondisi saat ini: aplikasi yang dipakai, data yang tersimpan, alur kerja, biaya, dan orang yang menjalankannya. Dari situ disusun rencana yang realistis, lengkap dengan prioritas dan perkiraan biaya.
Penggunanya antara lain pemerintah daerah yang ingin menyatukan aplikasi antar perangkat daerah, yayasan pendidikan dengan banyak unit sekolah yang memakai sistem berbeda-beda, koperasi atau BUMDes yang mulai beralih dari pembukuan manual, dan perusahaan yang sistemnya tumbuh tambal sulam sehingga mahal dirawat.
Konsultasi bisa berdiri sendiri, dengan hasil berupa dokumen dan rekomendasi yang boleh dijalankan oleh pihak mana pun. Bisa juga berlanjut ke pelaksanaan lewat layanan lain. Bila salah satu platform Pustekno termasuk pilihan yang dipertimbangkan, hal itu disampaikan terbuka dan dibandingkan dengan pilihan lain menggunakan ukuran yang sama.
Bentuk pendampingannya fleksibel. Ada yang berupa paket pekerjaan dengan hasil akhir dokumen, ada yang berupa sesi berkala untuk menemani tim internal mengambil keputusan dari bulan ke bulan, dan ada pula tinjauan singkat atas satu rencana atau satu penawaran sebelum ditandatangani.
Ketika teknologi justru menambah beban.
Aplikasi terlalu banyak
Setiap bagian membeli atau membuat aplikasi sendiri. Data tidak terhubung dan staf harus masuk ke banyak sistem.
Biaya tidak terlihat
Langganan, lisensi, server, dan biaya perawatan tersebar di banyak pos anggaran sehingga totalnya tidak diketahui.
Bergantung pada satu orang
Sistem penting hanya dipahami satu staf atau satu vendor, dan tidak ada dokumentasi.
Proyek mangkrak
Aplikasi sudah dibayar tetapi tidak dipakai, karena tidak cocok dengan cara kerja atau penggunanya tidak dilatih.
Sulit memilih vendor
Penawaran sulit dibandingkan karena cakupan, istilah, dan cara menghitung biayanya berbeda-beda.
Utang teknis menumpuk
Perbaikan cepat terus ditambahkan tanpa dirapikan, sehingga perubahan kecil makin mahal dan berisiko.
Empat jenis pendampingan.
Bisa dipilih sesuai pertanyaan yang sedang dihadapi. Banyak lembaga memulai dari audit, lalu menyusun peta jalan berdasarkan temuannya.
Transformasi Digital
Mengubah proses kerja manual menjadi digital secara bertahap, tanpa memaksa semua berubah sekaligus.
- Pemetaan proses bisnis dan titik hambatnya
- Digitalisasi alur persuratan, layanan, dan pelaporan
- Strategi pengelolaan perubahan dan pelatihan
- Perancangan pengalaman layanan untuk warga atau pelanggan
Strategi dan Peta Jalan
Rencana teknologi untuk beberapa tahun ke depan yang selaras dengan tujuan lembaga.
- Peta jalan aplikasi dan infrastruktur
- Evaluasi teknologi yang dipakai saat ini
- Penyusunan anggaran dan perkiraan manfaat
- Arsitektur data dan tata kelola TI
Integrasi Sistem
Menghubungkan aplikasi yang terpisah agar data mengalir tanpa diketik ulang.
- Rancangan API dan gerbang API
- Penghubung antarsistem (middleware atau ESB) bila diperlukan
- Pemetaan dan pembersihan data
- Modernisasi bertahap sistem lama
Audit dan Optimasi
Pemeriksaan menyeluruh atas kinerja, keamanan, dan biaya ekosistem teknologi.
- Penilaian utang teknis
- Tinjauan titik lambat kinerja
- Strategi efisiensi biaya lisensi dan server
- Pendampingan evaluasi dan pemilihan vendor
Dari keadaan sekarang ke rencana yang disepakati.
Konsultasi yang baik banyak mendengar. Wawancara dan pengamatan dilakukan sebelum rekomendasi apa pun ditulis.
Dokumen yang bisa dipakai untuk memutuskan.
Hasil konsultasi ditulis agar bisa dibaca pimpinan, dipakai menyusun anggaran, dan dijadikan acuan oleh vendor mana pun yang nanti melaksanakan.
Potret kondisi saat ini
Inventaris aplikasi, data, infrastruktur, dan biaya, beserta diagram hubungan antarsistem.
Daftar temuan dan risiko
Hambatan, celah keamanan, dan utang teknis yang diurutkan menurut dampak dan urgensi.
Peta jalan bertahap
Urutan kegiatan per periode dengan ketergantungan antarkegiatan, perkiraan biaya, dan ukuran keberhasilan.
Perbandingan pilihan
Membangun, membeli, atau memakai layanan berlangganan, dibandingkan dengan ukuran yang sama.
Kerangka acuan kerja
Rancangan dokumen pengadaan yang jelas cakupannya, sehingga penawaran mudah dibandingkan.
Sesi pemaparan
Paparan hasil kepada pimpinan dan tim, beserta tanya jawab.
Cara rekomendasi ditimbang.
Empat pegangan ini dipakai setiap kali ada beberapa pilihan yang sama-sama masuk akal. Tujuannya agar keputusan hari ini tidak menjadi beban bagi pengurus atau pejabat berikutnya.
Pakai yang ada dulu
Sistem yang sudah berjalan dan cukup baik dipertahankan. Mengganti hanya bila alasannya kuat.
Biaya seumur pakai
Yang dihitung bukan hanya harga beli, tetapi juga lisensi, server, perawatan, dan pelatihan selama bertahun-tahun.
Sesuai kemampuan tim
Teknologi dipilih yang bisa dirawat oleh tim yang ada atau yang realistis untuk direkrut.
Data tetap milik lembaga
Setiap pilihan harus memungkinkan data diekspor dan dipindahkan, tanpa terkunci pada satu penyedia.
Bahan untuk tahap pemetaan.
Tidak perlu rapi. Catatan seadanya pun membantu, dan bagian yang belum ada akan dikumpulkan bersama selama wawancara.
Sponsor pimpinan
Dukungan pimpinan yang berwenang, agar wawancara dan akses data bisa berjalan lintas bagian.
Daftar aplikasi
Aplikasi dan layanan yang dipakai, termasuk langganan daring dan lembar kerja penting.
Data biaya
Kontrak, tagihan langganan, dan biaya server atau perawatan dalam setahun terakhir.
Dokumen strategis
Rencana strategis, target kinerja, atau regulasi yang menjadi acuan lembaga.
Narasumber
Perwakilan pengguna dari tiap bagian dan orang yang mengurus TI sehari-hari.
Pertanyaan utama
Keputusan apa yang sedang ditunggu, misalnya membangun aplikasi baru, mengganti vendor, atau menyatukan data.
Yang sering ditanyakan.
01Kapan lembaga perlu konsultan TI?
02Apa hasil akhir penyusunan peta jalan TI?
03Apakah hasil konsultasi harus dilaksanakan oleh Pustekno?
04Bagaimana proses integrasi sistem dilakukan?
05Apakah membantu pemilihan vendor?
06Berapa lama sebuah konsultasi berlangsung?
07Apakah data lembaga aman selama konsultasi?
08Bagaimana biaya konsultasi dihitung?
09Apakah cocok untuk lembaga kecil?
10Bisakah konsultasi dilakukan jarak jauh?
Setelah rencana disepakati.
Mulai dari pertanyaan yang sedang ditunggu.
Ceritakan keputusan teknologi yang sedang dihadapi. Dari percakapan awal akan terlihat apakah yang dibutuhkan audit singkat, peta jalan, atau pendampingan pelaksanaan.