SOLUSI · EVENT DAN MICE

Solusi · Layanan dan Wisata

Acara yang rapi dari pendaftaran sampai sertifikat.

Pendaftaran, tiket, check-in, agenda, sponsor, dan vendor dalam satu sistem untuk penyelenggara acara, rapat, konferensi, dan pameran. Panitia tahu siapa yang sudah datang, dan peserta tahu harus ke ruang mana.

Mulai Proyek → Konsultasi

Untuk Siapa

Untuk penyelenggara yang ingin panitianya bekerja dari data yang sama.

Acara berlangsung hanya beberapa jam, tetapi persiapannya berbulan-bulan dan tidak bisa diulang bila gagal.

MICE adalah singkatan dari meetings, incentives, conventions, and exhibitions: rapat, perjalanan insentif, konvensi atau konferensi, dan pameran. Bersama konser, festival, seminar, lomba, dan acara komunitas, semuanya punya pola yang mirip: ada peserta yang harus didaftarkan, tempat yang harus disiapkan, jadwal yang harus ditepati, dan banyak pihak yang harus berkoordinasi.

Sistem ini disusun untuk penyelenggara acara profesional, panitia seminar dan konferensi di kampus atau asosiasi, instansi yang rutin menggelar rapat koordinasi dan bimbingan teknis, penyelenggara pameran, serta pengelola gedung pertemuan. Bentuknya dirancang khusus sesuai jenis acara, karena konser dengan penonton umum berbeda kebutuhannya dengan rapat kerja yang pesertanya sudah ditentukan.

Prinsipnya sederhana: setiap peserta punya satu catatan, dari pendaftaran, pembayaran, kedatangan, sesi yang diikuti, sampai sertifikat. Panitia di meja registrasi, koordinator ruang, dan bendahara melihat data yang sama, sehingga tidak ada lagi daftar hadir yang berbeda di setiap meja.

Masalah yang Sering Muncul

Hambatan yang biasa ditemui penyelenggara.

Hampir semua kekacauan di hari acara bisa ditelusuri ke daftar yang tidak sinkron sejak awal.

Antrean registrasi

Peserta mengantre panjang karena nama dicari manual di daftar cetak.

Data pendaftar tersebar

Pendaftaran dari formulir daring, pesan, dan titipan instansi dicatat di lembar kerja yang berbeda.

Pembayaran sulit dicocokkan

Bukti transfer dikirim lewat pesan, lalu dicocokkan satu per satu dengan nama pendaftar.

Jadwal berubah mendadak

Pergantian ruang atau pembicara tidak sampai ke peserta tepat waktu.

Sponsor dan vendor terlupa

Kewajiban kepada sponsor dan tenggat vendor hanya diingat oleh satu orang panitia.

Sertifikat terlambat

Sertifikat dibuat manual setelah acara dan baru diterima peserta berminggu-minggu kemudian.

Modul

Isi sistem acara.

Seminar sederhana cukup dengan pendaftaran, check-in, dan sertifikat. Konferensi dan pameran biasanya memakai semua modul.

Pendaftaran dan Tiket

Satu pintu untuk semua peserta.

Halaman acara dan formulir pendaftaran
Jenis tiket dan kuota
Pendaftaran rombongan atau instansi
Tiket elektronik dengan kode QR

Pembayaran

Uang masuk yang mudah dicocokkan.

Pembayaran nontunai
Kode promo dan harga awal
Kuitansi untuk peserta dan instansi

Check-in

Registrasi yang cepat di lokasi.

Pindai kode QR dari ponsel panitia
Cetak tanda pengenal peserta
Kehadiran per hari dan per sesi

Agenda dan Pembicara

Jadwal yang selalu terbaru.

Sesi, ruang, dan pembicara
Pemberitahuan perubahan jadwal
Pengumpulan materi pembicara

Sponsor, Pameran, dan Vendor

Semua pihak luar tercatat.

Paket sponsor dan kewajibannya
Denah dan pemesanan stan pameran
Daftar vendor dan tenggat kerja
Anggaran dan realisasi

Setelah Acara

Penutupan yang tuntas.

Sertifikat elektronik
Survei kepuasan peserta
Laporan kehadiran dan keuangan

Cara Kerja

Satu peserta, dari daftar sampai sertifikat.

Gambaran alur setelah sistem berjalan untuk sebuah konferensi.

pustekno · jalur-rakitilustrasi alur

Yang Perlu Disiapkan

Bekal sebelum mulai.

Acara

Nama, tanggal, dan tempat acara
Jenis tiket, harga, dan kuota
Agenda dan daftar pembicara

Pihak luar

Daftar sponsor dan paketnya
Denah stan bila ada pameran
Daftar vendor dan tenggatnya

Panitia dan Perangkat

Pembagian peran panitia
Ponsel untuk memindai tiket
Printer tanda pengenal bila perlu

Tanya Jawab

Pertanyaan yang sering diajukan.

01Apakah bisa dipakai untuk acara gratis?

Bisa. Modul pembayaran tidak wajib. Acara gratis tetap memakai pendaftaran, kuota, check-in, dan sertifikat.

02Apakah sistem hanya untuk satu acara?

Tidak harus. Penyelenggara yang rutin menggelar acara dapat memakai satu sistem untuk banyak acara, lengkap dengan riwayat peserta.

03Bagaimana dengan peserta yang didaftarkan oleh instansi?

Instansi dapat mendaftarkan banyak peserta sekaligus dengan satu tagihan, lalu setiap peserta tetap menerima tiketnya sendiri.

04Bagaimana bila internet di lokasi tidak stabil?

Pemindaian tiket dirancang agar tetap berjalan saat koneksi lemah, lalu menyelaraskan data ketika koneksi kembali. Tetap disarankan menyiapkan jaringan khusus untuk meja registrasi.

05Apakah cocok untuk acara hibrida?

Cocok. Peserta daring dan luring dapat didaftarkan dengan jenis tiket berbeda, dan tautan siaran hanya dikirim kepada peserta daring.

06Bisakah sertifikat dibuat dengan desain sendiri?

Bisa. Desain sertifikat disiapkan bersama panitia, lalu nama dan keterangan peserta terisi otomatis.

07Apakah data peserta aman?

Data peserta hanya bisa dibuka oleh panitia yang berwenang dan dipakai sebatas keperluan acara. Data dicadangkan terpisah.

08Apakah pengelola gedung pertemuan bisa memakainya?

Bisa. Pengelola gedung dapat memakai kalender ruang dan pemesanan tempat, lalu penyewa memakai modul pendaftaran untuk acaranya.

09Berapa biayanya?

Biaya bergantung pada modul, jumlah acara, dan skala peserta. Rinciannya dibahas setelah kebutuhan dipetakan, dan harga terbaru tersedia di area Mitra.

10Apakah peserta bisa memilih sesi yang ingin diikuti?

Bisa. Untuk konferensi dengan sesi paralel, peserta memilih sesi sejak mendaftar, sehingga panitia bisa menyiapkan ruang sesuai jumlah peminat.

Halaman Terkait

Lanjutkan membaca.

PerhotelanKamar dan ruang pertemuan untuk peserta acara. PariwisataFestival daerah dan perjalanan insentif. Makanan dan MinumanKatering untuk acara besar. Desain dan BrandingIdentitas visual acara, dari tiket sampai panggung.

Mulai

Acara berikutnya, tanpa antrean.

Ceritakan jenis acara, perkiraan skala, dan bagian yang paling merepotkan panitia. Tim akan membantu memilih modul yang perlu, lalu menyusun rencana yang masuk akal.